E-mailgedragslijn
Deze gedragslijn geeft aan hoe de gemeente Capelle aan den IJssel omgaat met bij de gemeente binnenkomende e-mail.
Bij binnenkomst van een op de gemeentelijke website ingevuld e-mailformulier wordt per ommegaande een automatische ontvangstbevestiging gestuurd. Deze ontvangstbevestiging bevestigt dat het bericht technisch gezien in goede orde ontvangen is. Verder geldt dat er voor alle aan de gemeente verzonden e-mail (meestal gemeente@capelleaandenijssel.nl) onderscheid gemaakt wordt tussen eenvoudige en complexe vragen.
Eenvoudige vragen
Eenvoudige vragen hebben betrekking op bekende feiten of procedures, zoals openingstijden, regelgeving, vergunningprocedures, etc. Eenvoudige vragen ontvangen geen ontvangstbevestiging omdat dit soort vragen in de regel binnen twee werkdagen worden afgehandeld. E-mail verzonden aan het Informatiecentrum (informatiecentrum@capelleaandenijssel.nl) krijgt nog dezelfde dag (uitgezonderd van weekend- en feestdagen) een reactie. Als de vraag niet direct beantwoord kan worden, wordt aangeven hoe uw vraag verder behandeld wordt.
Complexe vragen
Complexe vragen of verzoeken kunnen meer tijd in beslag nemen. Deze worden door de unit Documentaire Informatie Voorziening (DIV) geregistreerd en doorgestuurd naar de afdeling die de vraag afhandelt. Over het algemeen krijgen deze berichten binnen twee werkdagen, na ontvangst, een schriftelijke ontvangstbevestiging waarin de verwachte afhandelingstermijn en de behandelende afdeling vermeld staan. Als organisatie streven wij ernaar om de geregistreerde vragen of verzoeken binnen een termijn van vier weken te beantwoorden. Het kan soms voorkomen dat deze termijn niet wordt gehaald, omdat nader onderzoek moet plaatsvinden of omdat de gemeente afhankelijk is van informatie van derden. Ook gelden voor bepaalde vragen of verzoeken andere afdoeningstermijnen die zijn gebaseerd op wettelijk of gemeentelijk vastgestelde procedures (bijvoorbeeld aanvragen gehandicaptenparkeerkaart, aanvragen bouwvergunning). Wanneer een toegezegde afhandelingstermijn niet kan worden nagekomen, wordt de aanvrager hierover tijdig geinformeerd met vermelding van de reden en een nieuwe termijn.
